Teletrabajo (Home office): requisitos, ventajas y consejos

Con respecto al teletrabajo la opiniones son contradictorias. Algunas personas afirman que se pueden concentrar mejor en su entorno doméstico cuando no se distraen con colegas y reuniones interminables. Para otras, el teletrabajo es impensable porque no quieren o no pueden trabajar dentro de sus propias cuatro paredes.

En la era de la digitalización, la transformación digital y la falta de trabajadores cualificados, las oficinas en casa (home office) son, sin embargo, una opción interesante para encontrar empleados en todo el mundo.

Vamos a mostrarte las condiciones que deben cumplirse para asegurar que el trabajo puede hacerse desde casa.

¿Qué es el teletrabajo?

"Teletrabajo o home office" (literalmente: oficina en el hogar) se refiere al empleado de cualquier empresa que trabaja desde su casa. En vista de la falta de trabajadores cualificados y de la creciente digitalización, el trabajo desde casa es un modelo de empleo atractivo tanto para los empleadores como para los empleados. La ventaja inmejorable: al trabajar desde casa en combinación con la tecnología digital (chat, correo, videotelefonía, reuniones), una empresa puede contratar a sus empleados a nivel nacional o incluso internacional.

Sin embargo, el trabajo desde casa como forma de empleo plantea algunas cuestiones legales y organizativas complejas. ¿Qué debe regular el empresario en el contrato de trabajo? ¿Cómo se puede lograr una cooperación eficaz con los empleados de teletrabajo? ¿Qué actividades son realmente adecuadas para el teletrabajo?

Requisitos para el trabajo productivo desde la casa

Cuando se trata de la idoneidad para trabajar desde casa, hay 4 factores esenciales:

La actividad es adecuada para el teletrabajo

Trabajar desde casa es ideal para el trabajo con el ordenador. No deberían ser necesarias máquinas especiales o una infraestructura especial. Muy adecuado es el trabajo en el entorno web, con aplicaciones SaaS o con el típico software de oficina como MS-Office. El teletrabajo también es ideal para el personal de campo. Realizan visitas a los clientes del área correspondiente y escriben los informes desde su casa.

Sus propias habitaciones privadas son adecuadas como lugar de trabajo

Únicamente los lugares de trabajo ergonómicamente favorables hacen el trabajo productivo. Los empresarios deben asegurarse de que las lugares del teletrabajo tengan las siguientes características:

• Un escritorio adecuado con buena iluminación y una silla de oficina cómoda.
• Conexión estable a Internet.
• Hardware adecuado: ordenadores, impresora y equipo de telecomunicaciones (smartphone, telefono etc).
• Medidas de seguridad de los datos: lo ideal sería que la oficina estuviera cerrada con llave. Debería ser posible guardar los documentos confidenciales en un lugar protegido.

El empleado adecuado para teletrabajo

No todos los empleados son adecuados para trabajar desde la casa. Aquí depende principalmente de la personalidad y la actitud básica de la persona. Las siguientes características son importantes:

• Fiabilidad.
• Capacidad de concentración.
• Sentido de la responsabilidad.
• Trabajar organizado.
• Respeto a las fechas de entrega.
• Honestidad.

Menos adecuados son las personas que se distraen fácilmente. Los empleados que realizan tareas demasiado lentas en casa, no cumpliendo objetivos o que dan malos resultados, deberían trabajar más bien en la oficina de la empresa.

La iniciativa y la comunicación con la oficina son también criterios importantes. ¿El empleado se involucra proactivamente con la oficina y los compañeros? ¿Mantiene el trabajo que está realizando al día? Los empleados reactivos, que siempre comunican información relevante sólo cuando se les solicita no deberían trabajar en forma de teletrabajo.

Uso de software de colaboración o herramientas de proyectos

El empleador debería utilizar programas informáticos de colaboración o aplicaciones de proyectos apropiados que apoyen la colaboración entre los equipos. El software CRM también es adecuado para trabajar en proyectos en equipo sin estar en el mismo lugar físico. Estas herramientas mejoran la colaboración y crean transparencia sobre lo que cada persona está trabajando y simplifican el intercambio de información.

A fin de compensar la falta de contacto personal, deben realizarse llamadas telefónicas regulares o reuniones por vídeo para poder intercambiar opiniones y puntos de vistas sobre los proyectos, manteniendo las relaciones interpersonales.

Cambiar a teletrabajo - los consejos más importantes

¿Quieres fomentar entre tu equipo el trabajo desde sus casas? Con estas reglas el cambio será exitoso:

Preparar minuciosamente la transición a los modelos de empleo para el teletrabajo

• ¿Qué actividades son adecuadas para trabajar desde casa?
• ¿Qué modelos quieres ofrecer? Teletrabajo completo o modelos de trabajo mixtos, por ejemplo, 3 días en teletrabajo, 2 días en la oficina.
• ¿Qué equipo técnico debe utilizar el empleado de teletrabajo para trabajar desde su casa?
• Aclarar las cuestiones de seguridad y protección de datos.
• Obtener asesoramiento sobre cómo adaptar los contratos de trabajo.
• Establecer reglas de cooperación y comunicación.
• Prueba de trabajo desde casa con los empleados existentes.

Realiza un examen de rendimiento con los empleados para el teletrabajo

En una entrevista de evaluación, aborda los puntos que son importantes en un trabajo colaborativo:

• Elogiar al empleado y las cualidades que lo califican para el teletrabajo.
• Abordar activamente las preocupaciones que tienen de trabajar desde casa.
• Confirmar que el lugar de trabajo en casa cumple con los requisitos, especialmente en el área de la ergonomía y la seguridad de los datos.

Establecer reglas claras

¿Cuándo empieza el trabajo? ¿Cuáles son las horas principales de trabajo? ¿Cuándo y de cuánto tiempo son los descansos? ¿Cómo y cuándo debería el empleado desconectarse? ¿Qué herramientas de colaboración deberían utilizarse?

Se deben crear una especie de "reglas de la la oficina en casa" que se convierten en parte del contrato de trabajo. Pero no seas demasiado desconfiado, querer vigilar en exceso a un empleado que está teletrabajando sería contraproducente y sin duda empeoraría el ambiente de trabajo y la motivación de todo el equipo.

Seguridad y protección de datos

Desde que el empleado trabaje con datos confidenciales, incluso con datos personales, la RGPD entra en vigor. Formar a los empleados en este tema y elaborar normas vinculantes es totalmente necesario. Los empleados deben poder sellar de forma segura los documentos confidenciales.

Aplazamiento y productividad

El exceso de distracciones y posponer tareas son problemas típicos del teletrabajo, especialmente para los empleados que tienen niños pequeños en casa. Hablar de estos problemas, motivar a tus empleados para que hagan sugerencias es altamente conveniente. Pregúntales cómo organizarían un día normal en casa para trabajar.

Ventajas y desventajas de teletrabajo

¿Cómo convencería un empleado a su jefe de las ventajas de teletrabajo? Podría argumentar de esa manera:

Ventajas para el empleador

• No hay gastos de alquiler y gastos adicionales para el teletrabajo.
• Reducción de los costos de equipo de oficina e infraestructura: El empleado sólo proporciona ordenadores y otros equipos. Los muebles de oficina suelen ser propiedad del propio empleado.
• Trabajo sin distracciones: La distracción habitual de los colegas se elimina.
• Menos ausencias por enfermedad: en el teletrabajo se llama menos a los médicos y tampoco es posible contagiar a los compañeros, ya que no salen de casa en caso de enfermedades leves, sino que se sientan en su escritorio.
• No hay retrasos por el clima o el tráfico: En casa siempre se es puntual.

Posibles riesgos para el empleador

• Los empleados son "invisibles" y no tangibles.
• La comunicación con la oficina central es pobre.
• El empleado es improductivo, por dilación o abuso de confianza.
• El aumento de la desconfianza en el empleador lleva a un deterioro del clima laboral.
• Problemas de seguridad de los datos: pérdida de control sobre los datos confidenciales.
• Aislamiento social de los empleados y alienación del equipo.

Los resultados científicos del teletrabajo

Varios estudios científicos refutan las críticas al empleo en casa. Los estudios más importantes de los últimos años muestran los siguientes resultados:

• Los empleados de teletrabjo son más productivos y más accesibles desde la perspectiva del empleador.
  (Estudio del ZEW - Centro Leibniz de Investigación Económica Europea en Mannheim)
• Los empleados de teletrabajo son más productivos y se enferman con menos frecuencia.
  (Estudio de la Universidad de Stanford por Nicholas A. Bloom)

Soluciones para reducir las desventajas

• Si el empleado no está en el lugar, debe estar disponible digitalmente. La solución aquí son herramientas de colaboración en la gestión de personal de los empleados.
• Establecer objetivos de productividad y establecer reglas para entrar y salir del teletrabajo.
• Establecer reglas y medidas claras para la seguridad y la protección de los datos.
• Usar medidas de trabajo en equipo para combatir el aislamiento. Las herramientas de comunicación digital también ayudan aquí.
• Establecer reglas para la comunicación interna: ¿Cuándo y cómo se debe estar disponible? ¿Cuándo intercambiar información entre casa y la oficina central?
• Visitas regulares del empleado en el central.
• Ofrecer modelos de trabajo combinados: Por ejemplo, 3 días en teletrabajo y 2 días de trabajo en la oficina
• Las personas que no pueden o no quieren trabajar desde casa también pueden hacer su trabajo en un espacio de trabajo conjunto (Coworking). Soluciones habituales que se encuentran disponibles en practicamente todas las ciudades.

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El objetivo de TuCalendi es hacer que tu trabajo sea más productivo, esté mejor organizado, puedas disponer de más tiempo para ti y que tus clientes tengan una gran experiencia.