Uno de los principales problemas que mencionan las empresas es la ausencia a las citas programadas. Cuando los clientes no se presentan a las citas añadidas a la agenda no solo es una pérdida de tiempo, sino también implica menos ingresos.
Las ausencias a las citas que han sido programadas ocasionan huecos en la agenda que no se pueden llenar, provocando la disminución de la productividad y no alcanzar la previsión de ingresos. Ninguna empresa desea que esto suceda.
Por eso, cada vez más los empresarios quieren soluciones automatizadas de gestión de citas, de comunicación con sus clientes y con la posibilidad de cobrar por adelantado la asistencia a la cita o evento programado.
Es muy importante para los autónomos y las empresas disponer de un sistema de calendario online automatizado que se ocupe de confirmar las citas o eventos, cobrar el precio fijado y enviar por correo electrónico recordatorios de las citas para evitar las ausencias.
Mejor enviar recordatorios escritos
Los clientes prefieren recibir avisos o recordatorios por correo electrónico que llamadas telefónicas inesperadas de números desconocidos. Es preferible gestionar la comunicación comercial mediante correos electrónicos.
El envío planificado de recordatorios por correo electrónico mantiene a los clientes informados sin llegar a molestarlos. Estamos viviendo un momento en el que la inmensa mayoría de las personas poseen un dispositivo móvil con el correo electrónico configurado, es muy difícil que no vean los recordatorios.
Ahorra tiempo y dinero
Para cualquier tipo de negocio que se base en citas, eventos o reuniones, los recordatorios se traducen directamente en productividad y dinero. Los recordatorios es la mejor forma de minimizar las ausencias a las citas programadas o las cancelaciones en el último momento. Un correo electrónico en el instante adecuado y con el contenido apropiado sirve para recordar al cliente la cita que había programado contigo.
Una apariencia súper profesional
Especialmente si eres autónomo o microempresa, las automatizaciones personalizadas dan a tu negocio un aspecto súper profesional y desde el primer momento la oportunidad de comprobar el espléndido trabajo que desarrollas. Refuerzan la idea de tu profesionalidad.
Usa plantillas de recordatorios para evitar las ausencias de las citas
A estas alturas ya debes estar convencido de usar recordatorios automatizados de las citas programadas para minimizar las ausencias.
Además, ten en cuenta que debido al ajetreo diario todos podemos olvidarnos de ciertos asuntos y tus clientes no son una excepción. Un recordario breve y amable es una forma inteligente para refrescar la memoria y evitar que no se presenten a la cita.
Pero te preguntarás ¿Cómo deben ser los mensajes? y ¿Qué debería incluir en ellos?
Es fundamental que los correos que envíes estén acordes con la imagen y valores de tu empresa, transmitiendo el mensaje deseado. Te debes tomar el tiempo necesario para que sean perfectos.
Siempre debes incluir detalles como:
- Fecha
- Hora
- En el caso de una cita presencial, lugar donde se debe acudir.
- Si se trata de una cita virtual el enlace para poder acceder.
- Datos de contacto de la empresa para resolver alguna duda o en el caso de que sea necesario reprogramar la cita.
Ejemplos de plantillas de correo electrónico para recordatorios de citas
Puedes utilizar los siguientes ejemplos que planteamos sin ningún tipo de problema, simplemente adáptalos a tu caso.
1.- Despacho de Abogado
Estimado {Nombre del cliente}
Este es un recordario de la cita que tendremos el {Fecha de la cita} a las {Hora de la cita} con su Abogado {Nombre del Abogado} en nuestro despacho situado en {Dirección del despacho}
Si necesita cancelar o reprogamar al cita póngase en contacto con nosotros por mail o teléfono.
Muchas gracias y hasta pronto.
2.- Consulta de médico
Estimado {Nombre del cliente}
Este es un recordario de la cita de reconocimiento médico que tendrá el {Fecha de la cita} a las {Hora de la cita} con el doctor {Nombre del médico} en la consulta situada en {Dirección de la consulta}. No olvide traer las pruebas que le solicitamos.
Si necesita cancelar o reprogamar al cita póngase en contacto con nosotros por mail o teléfono.
Muchas gracias y hasta pronto.
3.- Entrenador personal
Hola {Nombre del cliente}
Te envío este recordatorio de la próxima sesión que tendremos el {Fecha del entrenamiento} a las {Hora del entrenamiento} en {lugar del entrenamiento}.
Tengo muchas ganas de comenzar con el entrenamiento. Seguro que tú también
Si tienes alguna consulta no dudes en contactar conmigo.
Muchas gracias y hasta pronto
4.- Organizador de cursos
Hola {Nombre del cliente}
Me pongo en contacto contigo para recordarte que el {Fecha del curso} a las {Hora del curso} comenzará el curso de {Nombre del curso}.
Desde este enlace puedes acceder a la jornada {Enlace a la sala virtual}
Con unas ganas infinitas de compartir mi experiencia.
Si tienes alguna consulta no dudes en contactar conmigo.
Muchas gracias y hasta pronto
Con TuCalendi, de una manera muy sencilla, puedes personalizar las plantillas de correo electrónico de los recordatorios para tus citas, reuniones o eventos que organices. Asociar las plantillas de los eventos, configurar los envíos de los recordatorios y despreocuparte de estas gestiones porque estarán automatizadas.
Además para que los correos sean dinámicos y adaptados a cada persona puedes utilizar las etiquetas de sustitución que tenemos disponibles.
El objetivo de TuCalendi es hacer que tu trabajo y el de tu empresa sea más productivo y eficiente, esté mejor organizado, puedas disponer de más tiempo y aumentar la satisfacción de tus clientes con una gran experiencia desde el primer contacto.
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