Imagina esto: tienes un día ajetreado y, de repente, surge algo inesperado que te obliga a cancelar o reprogramar una reunión importante. ¿Te ha pasado? O tal vez, es tu cliente quien te notifica que no podrá asistir.
Cancelar una cita, ya sea por parte del organizador o del cliente, no es agradable, pero a veces es inevitable. Lo importante es manejar estas situaciones con profesionalismo y empatía, para mantener una relación positiva con tus clientes.
En este artículo, te mostraremos cómo redactar correos electrónicos de cancelación claros y respetuosos en ambos casos. Además, compartiremos ejemplos de plantillas de correos electrónicos de cancelación listos para usar y personalizar con TuCalendi.
Cuando el organizador debe cancelar una reunión
Si eres tú quien debe cancelar la reunión, asegúrate de demostrar empatía y ofrecer alternativas. Un correo profesional debe incluir:
- Un asunto claro: Comunica desde el inicio que la reunión ha sido cancelada o reprogramada.
- Una disculpa breve: Reconoce el inconveniente causado.
- Los detalles de la reunión cancelada: Proporciona fecha, hora y otros datos relevantes.
- Una propuesta para reprogramar: Ofrece una nueva fecha o un enlace para que el cliente elija.
Ejemplos de asuntos claros:
- "Cambio en nuestra reunión de {event_name}: elige una nueva fecha"
- "Reprogramación de nuestra cita programada para {customers_local_date}"
- "Lamentamos el cambio, aquí tienes opciones para reagendar"
Ejemplo: Cancelación por parte del organizador
Asunto: Cambio en nuestra reunión de {event_name} programada
Hola {customer_name},
Lamentamos informarte que, debido a un imprevisto, no podremos llevar a cabo la reunión de {event_name} programada para:
Fecha: {customers_local_date}
Hora: {customers_local_time}
Queremos disculparnos por las molestias que esto pueda causar. Para que puedas organizar la cita, te invitamos a elegir una nueva fecha usando el siguiente enlace:
Enlace del calendario o evento
Gracias por tu comprensión. Si necesitas asistencia, no dudes en contactarnos.
Saludos,
El equipo de ...
Cuando el cliente debe cancelar una reunión
Si el cliente cancela, demuestra flexibilidad y facilita la reprogramación. Asegúrate de incluir:
- Un asunto claro: Refleja que la reunión fue cancelada y, si aplica, la opción de reprogramar.
- Comprensión hacia el cliente: Reconoce que los imprevistos suceden.
- Opciones para reagendar fácilmente: Incluye un enlace de reprogramación.
- Un tono positivo: Refuerza el interés en seguir colaborando con el cliente.
Ejemplos de asuntos claros:
- "Confirmación de cancelación de tu cita de {event_name}"
- "Tu reunión ha sido cancelada, elige una nueva fecha"
- "Reprograma tu reunión fácilmente con este enlace"
Ejemplo: Cancelación por parte del cliente
Asunto: Confirmación de cancelación de tu cita de {event_name}
Hola {customer_name},
Hemos recibido tu solicitud de cancelar la siguiente reunión:
Fecha: {customers_local_date}
Hora: {customers_local_time}
Lamentamos que no puedas asistir, pero entendemos que surgen imprevistos. Si deseas volver a programar la reunión, aquí tienes un enlace para hacerlo rápidamente:
Enlace del calendario o evento
Esperamos tener la oportunidad de reunirnos pronto.
Saludos,
El equipo de ...
Cuando ambas partes necesitan flexibilidad
En ocasiones, tanto tú como el cliente pueden necesitar reagendar por mutuo acuerdo. En este caso, lo ideal es proponer un enfoque colaborativo que permita encontrar una nueva fecha fácilmente.
Ejemplo: Propuesta de cancelación conjunta
Asunto: Cancelando nuestra reunión
Hola {customer_name},
Queríamos ponernos en contacto para cancelar nuestra reunión programada para:
Fecha: {customers_local_date}
Hora: {customers_local_time}
Por favor, usa este enlace para elegir una nueva fecha que se adapte mejor a ambos:
Enlace del calendario o evento
Gracias por tu flexibilidad y comprensión. Estamos deseando hablar contigo pronto.
Saludos,
El equipo de ...
Nota: Todo lo que está entre {xxx} en los ejemplos son las etiquetas de sustitución de TuCalendi. Al incluirlas, nosotros nos ocupamos del 90% del trabajo de personalización. Tú solo debes adaptar el resto del mensaje a tu caso para que sea completamente único.
Cómo personalizar tus correos electrónicos de cancelación en TuCalendi
TuCalendi facilita la personalización de correos electrónicos automáticos tanto para cancelaciones realizadas por ti como por tus clientes. Usa etiquetas de sustitución como {customer_name}, {customers_local_date}, {customers_local_time} y asegúrate de incluir el enlace al calendario o evento para que el cliente pueda volver a programar la cita, de esta forma cada mensaje será claro y profesional.
Conclusión
Cancelar reuniones es algo que todos enfrentamos en algún momento, pero la manera en que gestionas estas situaciones puede impactar significativamente la percepción de tu negocio. Un correo electrónico bien redactado no solo informa del cambio, sino que también muestra empatía y profesionalidad, dejando una buena impresión en tus clientes.
Además utilizando los flujos de trabajo de TuCalendi para la automatización de las notificaciones por correo electrónico, puedes simplificar este proceso y asegurarte de que cada mensaje sea claro, respetuoso y personalizado.
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