En estos momentos, muchos de nosotros estamos descubriendo los beneficios de tener reuniones virtuales. Durante los últimos seis meses hemos tenido más reuniones virtuales que en toda nuestra vida. En el período de confinamiento, las reuniones virtuales se convirtieron en la nueva manera de comunicarnos con nuestros compañeros de trabajo, clientes o proveedores y por supuesto también con nuestra familia y seres queridos.
Aparte de una polémica inicial en el dato suministrado, con solo mirar que Zoom que pasó de tener 10 millones de participante en Diciembre de 2019 a tener 300 millones de participantes en Abril de 2020, podemos comprobar el incremento.
A pesar del creciente uso de reuniones virtuales y la modalidad de teletrabajo, en muchos entornos se consideran que no aportan lo mismo que las reuniones con presencia física. Una solución temporal hasta que las personas puedan volver a relacionarse como antes. Aunque ahora, que parece que en gran parte del mundo vuelve el confinamiento, las reuniones virtuales han llegado para quedarse.
Es hora de volver a evaluar la posibilidad de realizar reuniones virtuales, olvidarnos de antiguas etiquetas, tener en cuenta el valor que aportan y los beneficios de las reuniones virtuales.
Menos pérdidas de tiempo
Con las reuniones virtuales se evitan los desplazamientos para acudir a la ubicación física donde tendrá lugar la reunión, con lo que eliminan las pérdidas de tiempo en atascos, los costes en movilidad y la logística de encontrar el lugar apropiado. Además se puede estar trabajando en otra labor hasta el momento del comienzo de la reunión.
Agenda mejor gestionada
Con un calendario o agenda online se acelera el proceso de programación de reuniones y la gestión del tiempo. Se automatizan los procesos para que no haya nada más que hacer que entrar en la sala de la reunión virtual, sin olvidos ni demoras. Además de cuadrar mucho mejor las agendas de los participantes.
Esto se consigue gracias a la solución de TuCalendi que te permite tener un calendario online donde mostrar la disponibilidad de todos los eventos que necesites. Unida a la integración de TuCalendi y Zoom se logra que tener una reunión virtual con Zoom sea súper sencillo.
Más fácil de cuantificar
Cuando las reuniones son digitales es mucho más fácil medir el tiempo dedicado a las diferentes reuniones. Consiguiendo una mayor eficiencia y productividad interna, así como facturar a los clientes con mayor exactitud.
Con un registro digital de reuniones y tiempos se comprueba instantáneamente la rentabilidad. En el mundo digital todo es medible.
Comunicación directa
En reuniones virtuales que son en grupo no se puede ver dónde están mirando las personas o a quién se está dirigiendo las consultas, preguntas o comentarios. En la comunicación es necesario ser lo más explícito posible. Es conveniente mencionar los nombres de las personas a las que te vas a dirigir y moderar apropiadamente para evitar que dos o más personas hablen simultáneamente.
Esto conduce a una mejor comunicación y participación de todos, asegurando que todos los miembro se sientan escuchados y partícipes.
Más colaboración
Si bien es cierto que a través de las reuniones virtuales perdemos parte del lenguaje no verbal que se observa en las reuniones físicas, que la comunicación puede no ser tan fluida o incluso puede parecer forzada, en muchas ocasiones estos hechos facilitan una tormenta de ideas y colaboración más productiva.
Además las soluciones de las distintas plataformas de vídeo disponen de muchas herramientas para tener una excelente experiencia de usuario:
- Cambios de roles durante una reunión.
- Compartir pantalla.
- Pizarra de anotaciones.
- Grabación de la reunión.
Funcionalidades que proporcionan más control, dinamismo, mejor estructura o más participación que al estar sentado en un despacho alrededor de una mesa de juntas.
Menos charlas triviales
Al tener una agenda cerrada y estricta se eliminan las conversaciones triviales, las bromas innecesarias o los comentarios privados con la persona que tenemos a nuestro lado en la sala de juntas.
Las reuniones virtuales se pueden mantener focalizadas en el trabajo y encaminadas más fácilmente que las reuniones convencionales.
El objetivo de TuCalendi es hacer que tu trabajo y el de tu empresa sea más productivo y eficiente, esté mejor organizado, puedas disponer de más tiempo y que tus clientes tengan una gran experiencia.
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